連日報道されているコロナウイルスに関するニュース。そんな中でも「ちょっとおかしいんじゃない？」内容があったので内容を確認してみましょう。
目次
1. おかしいこととは？
そもそもおかしい点とはなにか。それは政府高官や専門家が集まって会議をやっているのに議事録が一切取られていないこと。
普通に考えると、内容の濃い会議が行われることは想像できると思います。今日本で問題となっていることが議題であるにも関わらず、なぜか議事録がとられていないという。そもそも議事録とは何について話し合っていて「議題」「話した内容」「結論」など詳細を記録しておくもの。
しかも3月くらいに、新型コロナ問題を「歴史的緊急事態」に指定しています。将来の教訓として公文書の管理を徹底することを決定もしています。そして早速公文書作らず。安倍首相は「適切に、検証可能なように文書を作成、保存していると認識している。今後さらなる徹底を指示する」と強調しているようですが。。。
2. 議事録の意味
そもそも議事録ってどのような意味合いがあるのかというと、会議や打ち合わせの中身を記録して、その情報を周知・共有することにあります。会議の内容や討議の経過・決定事項・誰が出席していたか・どのような発言があったのかなどをしっかりと記録しておくことで、その会議に出席できなかった人にも必要な情報を正確に伝えるためのものです。
なので、これが正確に取られていないと後々そんなことあったっけ？なんてことが起こったりもします。
そんな当たり前のことが国レベルでできていないなんて、なんだか不安になってしまいます。
3. なぜ作成されなかった？
そもそも、なぜ議事録は作成されなかったのか。少し考えてみました。そして行き着いた答えが「指摘されない限り必要なことさえ実行しない」です。
何故にそう思ったかというと、過去にも同じように議事録が作成されていないことがあったからです。
ちょっと前に全国一律休校要請の話があったと思いますが、その時の議事録も最初取ってなかったのです。非公式の会合であったとはいえ、その内容が決定事項になったというのだから一体誰がなにを意見してどういう経緯で決まっていったのか開示する必要があるのではないかと思います。
もう少しさかのぼると、原子力災害対策会議の議事録も作成されていないことがありました。ここまで作らない歴史があるとなると、議事録の作り方や作る意味なんか理解していないんじゃないかと思うくらいですね。
もしかしたら議事録の作り方や意味を知らないのかもしれないので、ここで議事録のHow toを載せちゃいましょう。「議事録ってなに？」という方にも最適とおもいますので、是非参考にしてください。
①議題、結論、今後の方針など最初に記述する
②簡潔にわかりやすく記述する
③パッっと見綺麗である（余白・箇条書・行間などなど）
④発言内容は箇条書きとし、簡潔にまとめる
⑤詳細が求められられるものは別紙とし、保管場所を記載する
以下標準フォーマットを掲載します。
これで議事録の作り方はマスターできるのではないでしょうか。
4. まとめ
議事録について、すこし愚痴っぽい感じになってしまいましたが参考にしていただける内容もあったのではないでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
